Novosti

DMS sustav u državnoj upravi Republike Makedonije


Vlada Republike Makedonije pokrenula je 2012. godine opsežan i kompleksan projekt čiji je krajnji cilj bio poboljšanje operativne efikasnosti državne uprave i podizanje kvalitete usluga koje ministarstva pružaju građanima i privatnom sektoru kroz automatizaciju rada.

Poseban značaj ovog projekta predstavlja važan korak prema uvođenju efikasnije i uslužno orijentirane državne administracije. Konkretno, uvedena je elektronska arhiva u državnoj upravi te elektronska razmjena dokumenata kroz predefinirane procese, odnosno skeniranje svakog dokumenta, a odgovornim službenicima u svakom trenutku omogućeno je praćenje tijeka dokumenata.

Podloga za ove značajne promjene je sustav za upravljanje dokumentima (DMS sustav) koji je implementiran u državnoj upravi. Sustav koristi 2500 zaposlenika u 16 tijela državne uprave, ministarstava i sekretarijata.

Ovaj projekt vodilo je Ministarstvo informatičkog društva i administracije Republike Makedonije kao nositelj projekta, a realizirao ga je KING ICT Makedonija, uz podršku KING ICT-a Hrvatska i tvrtke Aktivis (u većinskom vlasništvu KING ICT-a Hrvatska).

Realizacijom projekta u potpunosti su zadovoljeni ciljevi korisnika, a koristi su postale mjerljive u vrlo kratkom roku.
Među najvažnije koristi ubrajaju se:

- unificiran način rada arhive za sve institucije, u skladu sa Zakonom za arhivski rad i Uredbama za kancelarijski i arhivski rad
- standardizacija procesa i procedura unutar institucija, u sukladnosti s internim ISO procedurama
- olakšano pretraživanje i pristup dokumentima
- mogućnost izvještavanja o statusu dokumenata u svakom trenutku i u svakoj fazi rješavanja predmeta
- mjerenje performansi zaposlenika te otkrivanje eventualne potrebe za alokacijom resursa kako bi se postigla veća efikasnost zaposlenika i institucije kao cjeline
- smanjenje operativnih troškova te troškova za potrošni materijal

Tehničke karakteristike projekta

U okviru projekta realiziran je razvoj, implementacija, softversko održavanje te podrška sustavu za upravljanje dokumentima. Implementirano rješenje je EMC Documentum, postavljeno na EMC Documentum xCelerated Composition platformi (xCP). Radi se o unificiranom sustavu koji je predviđen za korištenje u više institucija. Radom i administracijom sustava za upravljanje dokumentima te sadržajem i poslovnim procesima moguće je upravljati s bilo koje lokacije, pomoću web baziranog pristupa do centralnog sustava.

Implementirani su sljedeći moduli, funkcionalnosti i procesi DMS sustava:

- unikatni Documentum procesi i unikatni Captiva procesi, posebno prilagođeni načinu rada i organizacijskoj strukturi svake institucije
- opći-generički proces za kolanje dokumenta kroz instituciju
- modul za arhivski rad u skladu s Uredbama za kancelarijski i arhivski rad
- modul za upisnik za prigovore i prijedloge
- modul za upisnik za upravni postupak u prvom stupnju
- modul za upisnik za upravni postupak u drugom stupnju
- izvještavanje o statusu procesa
- izvještavanje o procesu, prilagođeno potrebama svake institucije zasebno
- statistički izvještaji
- modul za integraciju DMS sustava s vanjskim sustavima

Trajanje sveobuhvatnog projekta

Sustav je ušao u produkciju 2012. godine te se tijekom 4 godine povećavao broj procesa kao i uključenih dijelova državne uprave. KING ICT tako je priveo kraju 4-godišnji ciklus izgradnje, održavanja i upravljanja DMS sustavom.  

Igor Katuševski, direktor, KING ICT Makedonija:
„Projekt Implementacije sustava za upravljanje dokumentima i poslovanjem (Document Management System) u državnoj upravi u Republici Makedoniji, po svom obujimu i kompleksnosti predstavlja velik uspjeh i važnu referencu kako za KING ICT Makedonija, tako i za sve ostale KING ICT tvrtke. Bio je pravi izazov raditi na projektu koji je imao za cilj poboljšanje operativne efikasnosti državnih institucija i podizanje kvalitete administrativnih usluga u državnoj upravi, ali sa znanjem i sposobnostima visoko kompetentnih zaposlenika, cilj projekta je ispunjen, a najveća nagrada za uloženi trud su zadovoljstvo i potvrda klijenta da je suradnja bila uspješna."